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特许经营总部的职能规范

2011-11-30 16:13:00 本文行家:程惠红

特许经营总部是统领众多加盟店的大本营,总部职能是否健全直接影响特许经营体系业务的开展。所以,在出售特许权之前,应规范各个层面组织机构的职能。1.特许经营总部的基本职能特许经营总部的运作和管理职能是否健全,对整个特许经营体系的发展具有巨大而深远的影响。为了有效地管理整个特许经营体系,提升各加盟单店的运营管理水平,特许经营总部应具有以下8项基本职能。(1)系统开发职能。特许经营总部所具有的系统开发职能

   特许经营总部是统领众多加盟店的大本营,总部职能是否健全直接影响特许经营体系业务的开展。所以,在出售特许权之前,应规范各个层面组织机构的职能。

  1.特许经营总部的基本职能

  特许经营总部的运作和管理职能是否健全,对整个特许经营体系的发展具有巨大而深远的影响。为了有效地管理整个特许经营体系,提升各加盟单店的运营管理水平,特许经营总部应具有以下8项基本职能。

  (1)系统开发职能。特许经营总部所具有的系统开发职能勇于负责制定整个系统长远的开发与发展规划。一个成熟完善的特许经营总部,一方面要根据自身的情况持续发展加盟商,并通过自身的核心产品为加盟商带来日益增长的利润;另一方面,特许经营总部要负责发挥其总部的组织功能。也就是说,特许经营总部除了要关注自己的直营店或某个加盟店,更要从宏观上管理各个加盟单店,促使整个特许经营体系发挥最大的效率。

  (2)采购配送职能。特许经营总部所具有的采购配送职能用于负责各个直营店和加盟店所需商品、原材料及设备的采购和配送。特许经营企业为了达到最低运营成本的目的,在采购环节上,总部一般采取统一采购原材料的方法,并及时高效的配送到各个加盟店。例如餐饮业和食品制造行业,为了达到“统一性”的标准,特许经营总部向各个加盟单店提供原材料,并要求各个加盟单店严格按照特许经营总部发放的经营手册执行。但在某些行业中,例如特许经营零售行业,由于其产品具有同质性或产品差异性很小,为了节约配送成本,个别加盟店在经特许经营总部允许的情况下也可自行进行商品采购。

  (3)研发与品牌推广职能。特许经营总部所具有的研发与品牌推广职能用于开发独特的商品与服务,并以快捷的方式和合理的价格供应给加盟店。特许经营总部要开展特许品牌的推广,提高产品与服务的知名度与美誉度。特许经营总部要负责向各个加盟店提供产品,所以要根据市场变化和消费者需求的变化,及时更新和改进产品特色、质量及产品结构。对于体现该特许经营企业核心竞争力的产品或服务,要在原有的产品或服务的基础上不断研发出新产品或开发产品的新功能,从而引导市场、引导消费,源源不断地给加盟单店增加新的具备市场竞争力的产品或服务。

  (4)教育、培训与督导职能。特许经营总部所具有的教育、培训与督导职能是指特许经营总部对加盟店负有定期或不定期现场指导和教育培训的义务,重点是传授专业经营管理技巧。加盟单店开业之前,特许经营总部负责对其进行持续定期的培训和指导。加盟店开业后,不论是新加盟商还是旧加盟商,特许经营总部都要负责对其进行持续定期的培训、指导和监督,其中包括编写培训计划、培训教材,现场演示或集中讲授。此外,特许经营总部还要派专业督导员定期寻访各个加盟店,进行监督指导,以便随时掌握各加盟店的经营状况及执行特许经营总部相关制度的情况。

  (5)促销职能。特许经营总部所具有的促销职能是指特许经营总部负责整体促销计划的制定与活动的开展,树立连锁体系统一营销形象,促进加盟店的销售。特许经营总部要根据其实际状况,进行全球性、全国性或区域性的产品广告宣传及大型新品促销活动,并指导各个加盟单店实施相对应的小型促销活动,从而使该特许经营企业的品牌形象得到提升、老产品做到占有市场份额稳定、新产品得到推广,最终促进特许经营体系整体销售额的增长。

  (6)融资职能。特许经营总部所具有的融资职能可向财力较弱的加盟店提供资金援助或向金融机构担保帮助融资。特许经营总部针对个别出现财务危机的加盟单店,要派专员进行实地调查分析。如果确定该加盟店无不良经营行为,特许经营总部可采取担保、协商等方式,帮助加盟店进行融资或获得银行贷款。

  (7)信息搜集与分析职能。特许经营总部所具有的信息搜集与分析职能是指特许经营总部为加盟店提供市场和消费信息及动向,并收集整理加盟店反馈的销售信息。特许经营总部应运用各种方法在市场上搜集信息,例如市场上“竞争产品”的情况调查、消费者反馈信息调查情况、消费者偏好的变化调查、市场上“流行产品”的情况调查等。特许经营总部通过分析,对特许经营总部内部相关部门、直营店和各加盟店的经营管理高效提出建议,从而促进整个特许经营体系的协调发展。

  (8)财务分析职能。特许经营总部所具有的财务分析职能是指特许经营总部承担加盟店的经营统计,如销售额、成本、费用、利润的计算,对加盟店之间的经营业绩进行比较分析,对业绩低的加盟店进行督导。特许经营总部要求其财务部门运用专业技能,分析各加盟单店定期上交的销售额等数据指标,并对分析结果进行归纳比较,最终提出有利于整个特许经营体系发展的可行性意见,切实提高各加盟店的经营效益。

  2.特许经营总部其他部门的职责

  其他部门的职责主要包括以下10项内容。

  (1)业务发展部。该部门具有网点开发、选址、论证、谈判、签约、租金确定与投资预算、卖场及仓库等的配置、工程进度的控制与验收、设备的采购与维修等职责。

  (2)人力资源部。该部门具有人员招聘与调配、培训与分配等职责。

  (3)商品开发与采购部。该部门具有商品结构制定与调整、商品分类与编码、商品定价与毛利制定、供应商开发、商品采购谈判、店面设计与布置、促销计划制定与执行、采购订单与配送订单发出、采购人员的选定等职责。

  (4)配送中心。该部门具有收货、配货、补货、验收、配送、库存管理、损益统计等职责。

  (5)企业管理部。该部门具有制定各种规章制度、制定加盟店营业手册、制定各个岗位职责和员工考核与实施细则、组织各类促销和业绩竞赛活动、对加盟店进行经营指导、消费者投诉处理等职责。

  (6)财务部。该部门具有制定资金运用计划、编制和分析财务报表和年度决算表、审核进出货凭证、统计每日营业额、盘点各加盟店商品、申报纳税、与供货商对账支付、发票管理等职责。

  (7)信息部。该部门具有管理与维护企业信息系统,管理商品采购、进货、接货、订货及配送等管理系统,POS系统,会计与人事管理系统,经营信息管理系统及外部信息管理等职责。

  (8)营销部。该部门具有营销计划的拟订与执行、特许经营总部及各区促销计划的拟订与执行、广告方案设计与广告媒体选择、公关与营业推广的策划与执行、企业形象设计与推广等职责。

  (9)市场部。该部门具有市场调研与市场细分、推介产品与企业形象、客户关系与管理、商圈调查与投资预算等职责。

  (10)企划部。该部门具有店面装潢设计、公司宣传册设计、POP广告制作、海报及特价牌制作等职责。

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参考资料:
[1] 特许经营管理概论
[2] 国际连锁企业管理协会 http://www.imcema.org/
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程惠红商务策划师、高级科技咨询师,国际连锁企业管理协会秘书长,中国商业联合会培训认证专家,北京市创业指导中心项目评审专家,全国高级经营管理师职业资格认证培训指定教材《企业家学实务》编委,科技咨询师国家职业资格认证标准起草人,《家电科技》杂志编委会委员,铁道部《爱尚车》杂志编委会委员,新加坡欧美雅洁美容科技有限公司名誉顾问,著有《专卖店经理人管理手册》,曾获得国家科技部颁发的“全国生产力促进先进个人”称号